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POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS PERSONALES

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Contenido de la política de privacidad

UNIÓN NACIONAL SINDICAL DE EMPLEADOS DE MIGRACIÓN COLOMBIA Y MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES – UNASEMIGC-MRE

NIT: 901.256.746-3

POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

OSCAR GUATEQUE CRUZ
Presidente Nacional y Representante Legal UNASEMIGC-MRE.
Secretario de Asuntos Jurídicos - Comité Ejecutivo Nacional UTRADEC-CGT.
Secretario de Organización Confederación General del Trabajo – CGT.
JOSE BERNARDO CASAS PIRAQUIVE
Designado Oficial de protección de datos personales.
LEIDY TATIANA RIVERA ZULUAGA
Secretaria de Defensa Jurídica UNASEMIGC-MRE.

Bogotá, D.C., 01 DE AGOSTO DE 2025.

1. Introducción

La Unión Nacional Sindical de Empleados de Migración Colombia y Ministerio de Relaciones Exteriores (en adelante UNASEMIGC-MRE) es una organización sindical constituida legalmente mediante depósito sindical I04 del 4 de febrero de 2019 ante el Ministerio del Trabajo, que agremia servidores públicos de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia – UAEMC y Ministerio de Relaciones Exteriores - MRE y que tiene por propósito Defender los derechos laborales, prestacionales y las condiciones de empleo digno de los empleados del Sector Relaciones Exteriores, propiciando para el efecto la aplicación de los principios, valores y reglas establecidos en la Constitución Política de 1991; mediante la defensa de derechos y el cumplimiento de obligaciones que determinen los mecanismos jurídicos ejercitables ante las Jurisdicciones Constitucional, Contencioso Administrativa, Laboral, Penal, Civil y los instrumentos internacionales integrados en el Bloque de Constitucionalidad, el Sistemas Interamericano de Derechos Humanos derivados de la Convención Americana de Derechos Humanos - CADH y la Jurisprudencia de la Corte Interamericana como último interprete de la Convención Americana de Derechos Humanos, en este orden, La Unión siempre está comprometida con la protección de la privacidad y seguridad de los datos personales de nuestros afiliados, empleados y terceros, por lo tanto, esta política establece los principios y procedimientos para el tratamiento de datos personales en nuestra organización gremial.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, se rige bajo los principios y disposiciones de la Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales, así como por las normas que la reglamentan, modifican o adicionan. Esta política tiene como objetivo principal garantizar la protección de la información personal de todos nuestros afiliados titulares de datos, a través de la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la misma, de manera leal, lícita y transparente.

En la Unión Nacional Sindical de Empleados de Migración Colombia y Ministerio de Relaciones Exteriores, reconocemos la importancia fundamental del derecho a la privacidad y la protección de datos personales. Por ello, nos comprometemos a salvaguardar la información que nos ha sido confiada, asegurando su confidencialidad, integridad y disponibilidad, y garantizando que el tratamiento de los datos se realice con base en el consentimiento previo, expreso e informado del titular, y únicamente para las finalidades que han sido comunicadas de manera clara y precisa.

Esta política describe los derechos de los titulares de los datos, los mecanismos que hemos establecido para el ejercicio de dichos derechos y las medidas de seguridad que implementamos para proteger la información personal. De esta manera, buscamos generar confianza y transparencia en nuestras relaciones con clientes, proveedores, colaboradores y demás partes interesadas, en cumplimiento de la normativa vigente y con el más alto estándar de ética y responsabilidad.

La visión, misión, estatutos y reglamentos de La Unión se fundan en el respeto a la dignidad humana, el sindicalismo participativo, con sentido social y humano, la aplicación del derecho colectivo, laboral, administrativo, constitucional y convencional, cimentado en el respeto a la privacidad de la información y la ley de protección de datos personales que tiene objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma, respecto de los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por nuestra organización gremial UNASEMIGC-MRE.

2. Objetivo de la política

Definir los lineamientos que guiarán a La Unión Nacional Sindical de Empleados de Migración Colombia y Ministerio de Relaciones Exteriores en la protección de los datos personales de nuestros afiliados, empleados y terceros bajo su tratamiento. Esto en estricto cumplimiento de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y Ley 1266 de 2008; adicional a ello, toda la normativa vigente en la materia.

3. Alcance de la política

Esta política se aplica a todos los datos personales que se recolectan, almacenan, usan (transmisión – transferencia), su circulación y supresión en UNASEMIGC-MRE, incluyendo, pero no limitado a:

  • Datos de identificación personal (nombre, dirección, número de teléfono, correo electrónico institucional, cargo, etc.)

4. Marco normativo y legal

  • Constitución Política de Colombia 1991. Artículos 15 y 20 superiores.
  • Ley 1266 de 2008, "Por medio de la cual se dictan disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en base de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones".
  • Ley 1273 de 2009 "De la Protección de la Información y de los Datos".
  • Ley 1581 de 2012, "Por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de datos personales".
  • Ley 1712 de 2014, "De transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional".
  • Decreto 1377 de 2013, "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012".
  • Decreto 886 de 2014, "Registro Nacional de Bases de Datos".
  • Decreto 1081 de 2015, "Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República."
  • Decreto 1074 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
  • Decreto 090 de 2018 – Identifica a los obligados y fechas para el RNBD
  • Decreto 255 de 2022, "Por el cual se adiciona la Sección 7 al Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, sobre normas corporativas vinculantes para la certificación de buenas prácticas en protección de datos personales y su transferencia a terceros países".
  • Sentencia C-748 del 2011. "Control constitucional al Proyecto de Ley Estatutaria No. 184 de 2010 Senado; 046 de 2010 Cámara, "por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales".

5. Definiciones y siglas

  • Anonimizar: Proceso por el cual la información de identificación personal se modifica de forma irreversible de tal manera que no se pueda identificar, directa o indirectamente, ya sea por sus propios medios o en colaboración con algún tercero, a la persona asociada a dicha información de identificación personal.
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. Incluidos archivos físicos y electrónicos.
  • Causahabientes: Aquella persona, física o jurídica, que sustituye o sucede a otra en el derecho de esta última. La persona de la que procede el derecho se denomina causante.
  • Consulta: Solicitud del titular del dato, causahabientes o las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.
  • Datos biométricos: Todos aquellos datos relativos a las características físicas, fisiológicas o comportamentales de una persona que faciliten su identificación.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas determinadas o determinables.
  • Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
  • Dato público: Aquellos que no sean semiprivados o privados de conformidad con la Ley 1266 de 2008, datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
  • Dato semiprivado: El dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como los datos financieros, crediticios o referentes a actividades comerciales.
  • Dato sensible, especial tratamiento para Niños, Niñas y adolescentes: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  • Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
  • Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por los sujetos obligados, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
  • Habeas data: Derecho fundamental reconocido en la Constitución para conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre las personas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Este derecho tiene una naturaleza autónoma que lo diferencia de otras garantías con las que está en permanente relación, como los derechos a la intimidad y a la información. Ver artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
  • Incidente de seguridad de la información con afectación de datos personales: Cualquier violación de los códigos de seguridad, tales como uso indebido, alteración, pérdida, divulgación, robo y/o acceso, modificación, destrucción no autorizada de datos personales que sean tratados bien sea por el responsable del tratamiento o por su encargado presentado en sistemas de información, archivos físicos bases de datos electrónicas, herramientas tecnológicas.
  • Oficial de protección de datos personales: Persona dentro de UNASEMIGC-MRE, que tiene como función la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados para cumplir la norma de protección de datos personales, así como la implementación de buenas prácticas de gestión de datos personales dentro de la UNASEMIGC-MRE.
  • PQRSF: se refiere a todas las solicitudes, las cuales le permiten a la UNASEMIGC-MRE establecer un seguimiento y trazabilidad sobre la gestión adelantada.
  • Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos.
  • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Seguridad de la Información: Preservación de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, además otras propiedades como autenticidad, responsabilidad, no repudio y confiabilidad pueden estar involucradas.
  • Titular: Es el dueño de los datos personales que sean objeto de tratamiento.
  • Transferencia: Cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en un lugar, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del Tratamiento y se encuentra en otro lugar.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio nacional, que tiene por objeto la realización del tratamiento por parte del encargado, por cuenta del responsable y bajo el consentimiento informado del titular.
  • Tratamiento: Cualquier operación or conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • UNASEMIGC-MRE: Unión Nacional Sindical de Empleados de Migración Colombia y Ministerio de Relaciones Exteriores.
  • Seudonimización: Es un procedimiento de gestión de datos donde se reemplazan campos de información personal dentro de un registro de datos por uno o más identificadores artificiales o pseudónimos.

6. Desarrollo de la política

La Presidencia Nacional en su condición de representante legal de La Unión Nacional Sindical de Empleados de Migración Colombia y Ministerio de Relaciones Exteriores, manifiesta su compromiso y decisión de gestionar los riesgos a los que se encuentra expuesta, por medio de la Política de Tratamiento de Datos Personales.

Se compromete a dar cumplimiento a los lineamientos para el tratamiento de datos personales en el contexto del acceso a la información pública, la protección de datos personales (especialmente los sensibles), la privacidad de las personas, el principio de publicidad y sus excepciones. Además, se compromete a fomentar la toma de conciencia de nuestras partes interesadas en relación con esta política.

La Política de Protección de Datos Personales aplica al derecho fundamental que asiste a toda persona natural o jurídica para conocer, actualizar, rectificar, eliminar y/o suprimir la información y datos personales que de ella se hayan recolectado en bases de datos bajo responsabilidad de UNASEMIGC - MRE, de acuerdo con lo dispuesto en la ley y demás normas aplicables.

7. Autorización del Titular

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

8. Deber de informar al Titular

El responsable del Tratamiento, al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

  1. El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad de este;
  2. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes; mediará una autorización expedita por parte del trabajador.
  3. Los derechos que le asisten como Titular;
  4. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del Tratamiento.

9. Responsable del tratamiento de los datos personales

Será responsable del tratamiento de los datos personales La UNIÓN NACIONAL SINDICAL DE EMPLEADOS DE MIGRACIÓN COLOMBIA Y MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES con NIT. 901.256.746-3, con sede principal en la ciudad de Bogotá D.C. Colombia, en la Carrera 19 nro. 92-65 Piso 3 oficina UNASEMIGC-MRE, celular 3005078215 y líneas de atención y canal oficial de PQRSF ubicadas en la página Web www.unasemigc.com

10. Principios de tratamiento de datos personales

  1. Legalidad: Los datos personales se recolectarán y tratarán de acuerdo con la ley y los reglamentos aplicables.
  2. Finalidad: Los datos personales se recolectarán y tratarán solo para los fines específicos y legítimos establecidos en esta política.
  3. Libertad: Los titulares de los datos personales tendrán el derecho de acceder, rectificar, cancelar y oponerse al tratamiento de sus datos.
  4. Veracidad: Los datos personales se recolectarán y tratarán de manera precisa y actualizada.
  5. Seguridad: Los datos personales se protegerán contra la pérdida, alteración, acceso no autorizado o divulgación.
  6. Transparencia: Los titulares de los datos personales tendrán acceso a la información sobre el tratamiento de sus datos.
  7. Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
  8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

11. Responsabilidades

  1. Responsable del tratamiento: UNASEMIGC-MRE será el responsable de garantizar el cumplimiento de esta política.
  2. Encargado del tratamiento: UNASEMIGC-MRE será el encargado de la recolección, almacenamiento, procesamiento y transmisión de los datos personales.

12. Procedimientos

  1. Recolección de datos: La organización la formaliza con el diligenciamiento del formato de afiliación, los datos personales se recolectarán de manera directa y voluntaria, mediante formularios, contratos, correos electrónicos, medios digitales, las nuevas tecnologías de la información, redes sociales, etc.
  2. Almacenamiento de datos: Los datos personales se almacenarán en servidores seguros y protegidos contra accesos no autorizados.
  3. Procesamiento de datos: Los datos personales se procesarán de acuerdo con los fines específicos y legítimos establecidos en esta política.
  4. Transmisión de datos: Los datos personales se transmitirán de manera segura y protegida contra accesos no autorizados.
  5. Eliminación y supresión de datos: los datos personales se eliminan o suprimen de acuerdo con los principios y procedimientos establecidos en esta política.

13. Derechos de los titulares de los datos

  1. Acceso: Los titulares de los datos personales tendrán el derecho de acceder a sus datos personales.
  2. Rectificación: Los titulares de los datos personales tendrán el derecho de rectificar sus datos personales.
  3. Eliminación o supresión: Los titulares de los datos personales tendrán el derecho de eliminar o suprimir sus datos personales.
  4. Oposición: Los titulares de los datos personales tendrán el derecho de oponerse al tratamiento de sus datos personales.

14. Tratamiento y finalidad de los datos personales

UNASEMIGC-MRE realizará tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión) de los datos personales de acuerdo con las condiciones establecidas en acuerdos internacionales donde el Estado colombiano haga parte, las acordadas con el titular y las que señale la ley. Resaltando que la información será almacenada en los servidores de Gmail, debido a que es el dominio de las cuentas de correo electrónico.

15. Tratamiento de Datos Sensibles, Niños, Niñas y adolescentes

Aquellos datos que afectan la privacidad del titular o son utilizados indebidamente que pueden dar lugar a discriminación como; origen racial o étnico, la orientación política, creencias religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, sociedades, de derechos humanos o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

16. Excepciones del tratamiento de Datos Sensibles

  1. El titular de su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  3. El tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  4. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

17. Finalidad del Tratamiento de datos personales

La UNASEMIGC-MRE Una asociación voluntaria y permanente, para tutelar y defender los intereses del trabajador, en forma individual o colectiva, utiliza la información personal para cumplir con las obligaciones legales que se produzcan en virtud de las actividades sindicales.

18. Derechos de los titulares de los datos personales

El Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes Derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la UNASEMIGC-MRE; Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan al error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido, o no haya sido autorizado por el titular del dato.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a UNASEMIGC-MRE salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
  3. Ser informado por UNASEMIGC-MRE previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento la entidad ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales, de acuerdo con lo establecido en el artículo 2.2.2.25.4.2 del Decreto 1074 de 2015. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los medios electrónicos.

19. Deberes de los titulares de los datos personales

  1. Registrar los datos con la información solicitada en los formularios para los trámites y servicios que presta; quien garantiza que son veraces, exactos y completos y acepta los términos y condiciones allí descritos.
  2. Actualizar la información entregada a UNASEMIGC-MRE y garantizar la veracidad, exactitud y completitud de esta, so pena de incurrir en falta eventualmente punible.
  3. UNASEMIGC-MRE no se hace responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información.

20. Deberes de los encargados o responsable del tratamiento de los datos personales

El (los) encargado(s) del tratamiento de los datos personales de UNASEMIGC-MRE, está (n) obligado (s) a cumplir deberes de acuerdo con la ley y de tal forma cumplir con las siguientes obligaciones:

21. Titular de los Datos Personales

  1. Garantizar al titular el derecho de hábeas data, a conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
  2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  3. Informar al titular, de forma clara y suficiente, sobre la finalidad de la recolección de los datos y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Informar al titular, sobre el uso de sus datos personales, si así lo requiere.
  5. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados. (Ley 1755 de 2015 Articulo 14 “Términos para resolver las distintas modalidades de peticiones. Salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria, toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción. Estará sometida a término especial la resolución de las siguientes peticiones:
  6. 1. Las peticiones de documentos y de información deberán resolverse dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción. Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada y, por consiguiente, la administración ya no podrá negar la entrega de dichos documentos al peticionario, y como consecuencia las copias se entregarán dentro de los tres (3) días siguientes.

    2. Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción.

  7. Salvaguardar la Identificación, dirección física y/o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.

22. Calidad, seguridad y confidencialidad de los Datos Personales

  1. Aplicar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la política.
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  3. Actualizar la información del titular de los datos personales.
  4. Rectificar los datos personales cuando sea procedente.
  5. Anonimizar los datos personales de los titulares siempre que estos sean de carácter semiprivados, privados o sensibles.

23. Vigencia y actualización

Esta política entrará en vigor a partir del 01 de septiembre de 2025 y se actualizará periódicamente para garantizar su cumplimiento con la ley y los reglamentos aplicables.

24. Aceptación

Al proporcionar sus datos personales, los titulares de los datos personales aceptan los términos y condiciones de esta política.

25. Responsabilidades relacionadas con la eliminación o supresión de datos

25.1. Responsable de la eliminación o supresión de datos: El designado como Oficial de Protección de Datos Personales, será el responsable de garantizar que los datos personales se eliminen o supriman de acuerdo con los principios y procedimientos establecidos en esta política.

25.2. Procedimiento de eliminación o supresión de datos: Los datos personales se eliminarán o suprimirán de acuerdo con los siguientes procedimientos:

  1. Solicitud de eliminación o supresión: El titular de los datos personales puede solicitar la eliminación o supresión de sus datos personales mediante CORREO ELECTRÓNICO O FORMULARIO WEB.
  2. Verificación de la identidad: El Designado como Oficial de Protección de Datos Personales verificará la identidad del titular de los datos personales antes de proceder con la eliminación o supresión de los datos.
  3. Eliminación o supresión de datos: El Designado (el presidente de la subdirectiva o comisión) eliminará o suprimirá los datos personales de acuerdo con los principios y procedimientos establecidos en esta política.
  4. Confirmación de la eliminación o supresión: El Designado como Oficial de Protección de Datos Personales enviará una confirmación al titular de los datos personales para informarle que los datos han sido eliminados o suprimidos.

25.3. Excepciones a la eliminación o supresión de datos

Los siguientes datos personales no se eliminarán o suprimirán:

  1. Datos personales necesarios para cumplir con obligaciones legales: Como la conservación de registros financieros o de salud.
  2. Datos necesarios para la investigación científica o histórica: Siempre y cuando se cumplan con los requisitos legalesy éticos aplicables.

26. Contacto

Cualquier pregunta o inquietud sobre esta política, por favor comuníquese a las direcciones electrónicas: sindicato.unasemigc@migracioncolombia.gov.co y/o al contacto celular corporativo: 3005078215 o ingresando a www.unasemigc.com

27. Control de cambios

Versión Fecha y número de acta y/o acto administrativo aprobación Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
1 Acta No. 002 del 15 de agosto de 2025 Oficial de Protección de Datos Secretaría de Defensa Jurídica Presidente Nacional y Representante Legal

La política de tratamiento y protección de datos de La Unión UNASEMIGC-MRE goza de la reserva de derechos de autor, al tenor de lo dispuesto en la Ley 23 de 1982 "Ley de reserva de derechos de autor" en especial artículo 2. Adicionado por Art. 67, Ley 44 de 1993 "Los derechos de autor recaen sobre las obras científicas literarias y artísticas las cuales se comprenden todas las creaciones del espíritu en el campo científico, literario y artístico, cualquiera que sea el modo o forma de expresión y cualquiera que sea su destinación, tales como: los libros, folletos y otros escritos; las conferencias, alocuciones,...", por lo cual, está prohibida la reproducción total o parcial por medio alguno sin el permiso expreso de La Unión Nacional Sindical de Empleados de Migración Colombia y Ministerio de Relaciones Exteriores – UNASEMIGC-MRE, quien tiene los derechos exclusivos sobre su contenido, el cual representa el pensamiento sindical.

 

Contenido de la política de uso de WhatsApp

UNIÓN NACIONAL SINDICAL DE EMPLEADOS DE MIGRACIÓN COLOMBIA Y MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES – UNASEMIGC-MRE

NIT: 901.256.746-3

REGLAMENTO DE USO DE GRUPOS DE WHATSAPP

Bogotá, D.C., 1 de septiembre de 2025.

Afiliados y directivos:
Unión Nacional Sindical de Empleados de Migración Colombia y Ministerio de Relaciones Exteriores – UNASEMIGC-MRE.
La Ciudad.

Referencia: Lineamientos de uso de los GRUPOS o COMUNIDADES POR WHATSAPP sindical UNASEMIGC-MRE.

Estimados, Directivos de La Unión y afiliados:

La Junta Directiva Nacional de La UNIÓN NACIONAL SINDICAL DE EMPLEADOS DE MIGRACIÓN COLOMBIA Y MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES (UNASEMIGC-MRE), como máximo órgano de dirección sindical, está adelantando procesos organizacionales que requieren su apoyo y receptividad.

En este contexto, La Unión UNASEMIGC-MRE ha establecido y utiliza grupos o comunidades a través de la aplicación WhatsApp, dichos canales son empleados para la difusión de información veraz y para mantener una comunicación fluida con las subdirectivas y comités a nivel nacional, la finalidad primordial es informar a sus afiliados sobre las acciones desarrolladas en el ejercicio del derecho de sindicación. Considerando que WhatsApp es una herramienta de mensajería instantánea, facilita el envío y la recepción de mensajes, audios, videos y fotografías.

En línea con lo anterior, nuestra obligación legal de protección de datos personales usados para la creación de las comunidades de WhatsApp, deben cumplir con las siguientes consideraciones, debido a que los afiliados a la membresía hacen uso de su abonado celular personal:

Consideraciones sobre protección de datos

  1. La licitud del tratamiento y el uso de los grupos o comunidades de WhatsApp cuenta con el consentimiento explícito de los afiliados.
  2. El teléfono del administrador del grupo deberá ser propiedad de UNASEMIGC-MRE, quien deberá haber implementado las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos.
  3. Se informará a los interesados del tratamiento de sus datos y de la finalidad, en este caso, el envío de mensajes a través de la aplicación que contienen información de interés encaminada a la defensa de los derechos laborales, prestacionales y las condiciones de empleo digno de los empleados del Sector Relaciones Exteriores.
  4. Siendo la aplicación WhatsApp un canal de comunicación entre los afiliados y directivas sindicales de UNASEMIGC-MRE, el grupo deberá crearlo un responsable sindical, quien deberá solicitarle al afiliado el consentimiento para unirlos al grupo y los trabajadores podrán revocar el consentimiento para estar en el grupo en cualquier momento.
  5. No usar WhatsApp para compartir datos personales o información confidencial, puesto que el control de estos dependerá de la política de privacidad en WhatsApp, quedando así fuera de la competencia de La Unión UNASEMIGC-MRE.
  6. Cabe señalar que si son los propios afiliados quienes crean los grupos para comunicarse entre ellos, UNASEMIGC-MRE no se hace responsable de la información allí difundida debido a que se trata del uso particular de la App por parte de los afiliados.

Reglas de uso y difusión de información grupos WhatsApp creados por UNASEMIGC-MRE:

  1. Cuiden las formas, valoren el origen y los miembros del grupo al que se dirigen, tengan en cuenta el propósito por el que se creo el grupo, evitando que las confianzas o cercanías entre algunos de sus miembros desvíen la dirección grupal.
  2. Enviar contenido de interés para el grupo. Tengan en cuenta que si un video, audio o mensaje no es apto o de interés para los miembros del grupo, no debe enviar esa información al grupo.
  3. La Unión pide autorización antes de incluir a un miembro en el grupo. Nos aseguramos que las personas que invitamos a hacer parte del colectivo UNASEMIGC-MRE son parte del grupo o comunidad.
  4. Enviar mensajes claros y positivos sobre temas de interés que nos convoca. Aportar información que sea valiosa para el grupo o comunidad. No es correcto remitir bromas e ironías. La opinión personas debe hacerse bajo los principios básicos del respeto.
  5. Es necesario verificar el contenido antes de enviarlo al grupo. Tampoco deben difundirse enlaces o archivos sin comprobar su autoría.
  6. Cuidar la privacidad y la de los demás es fundamental, por ello, se recomienda no enviar información que pueda comprometer dicha privacidad personal o la de otros.

Los lineamientos contenidos en el presente documento tienen como propósito proteger la información respecto a la propiedad de los datos y la protección de los mismos a cargo de UNASEMIGC-MRE.

Cordialmente,

Oscar Guateque Cruz
Presidente Nacional y Representante Legal.
Unión Nacional Sindical de Empleados de Migración Colombia y el Ministerio de Relaciones Exteriores - UNASEMIGC-MRE.
Secretario de Asuntos Jurídicos UTRADEC-CGT.
Secretario de Organización Confederación General del Trabajo – CGT.
José Bernardo Casas Piraquive
Oficial Tratamiento de datos personales.
Tatiana Rivera Zuluaga
Secretaria Defensa Jurídica.

 

Contenido de la política de uso de Correo

UNIÓN NACIONAL SINDICAL DE EMPLEADOS DE
MIGRACIÓN COLOMBIA Y MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES- UNASEMIGC-MRE

NIT: 901.256.746-3

OFICIO

Bogotá, D.C., 1 de septiembre de 2.025.

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Directivos:
Unión Nacional Sindical de Empleados de Migración Colombia y Ministerio de
Relaciones Exteriores – UNASEMIGC-MRE.

La Ciudad.

Referencia: Lineamientos de uso adecuado de las cuentas de correo sindical UNASEMIGC-MRE.

Estimados, Directivos de La Unión:

La Junta Directiva Nacional de la UNIÓN NACIONAL SINDICAL DE EMPLEADOS DE MIGRACIÓN COLOMBIA Y MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES (UNASEMIGC-MRE), como máximo órgano de dirección sindical, está adelantando procesos organizacionales que requieren su apoyo y receptividad. En este marco, las cuentas de correo electrónico sindical generadas para uso UNASEMIGC-MRE, en concordancia con el proceso de migración de información y nuestra obligación legal de protección de datos personales, deben cumplir con las siguientes reglas:

1. Fortalecimiento de la Seguridad y Privacidad de la Información

El Oficial de Tratamiento de Datos Personales presenta una serie de recomendaciones para fortalecer la seguridad y privacidad de la información. Estas deben ser tenidas en cuenta y aplicarse sin inconvenientes. El objetivo es establecer criterios de uso permitido y seguro del correo electrónico sindical, garantizando su correcto manejo y previniendo errores, incidentes y usos ilícitos. Adicionalmente, se definen los controles aplicados a las cuentas de correo electrónico por motivos de seguridad de la información y se formalizan las obligaciones de los usuarios en general al utilizar el correo electrónico sindical.

2. Propósito de las Directrices

Estas directrices buscan proporcionar pautas para el uso y manejo adecuado del correo sindical de UNASEMIGC-MRE, minimizando el riesgo de un uso inadecuado o prácticas inapropiadas, y garantizando la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información allí contenida.

3. Marco Legal y Normativo

La Ley 527 de 1999: Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, el comercio electrónico y las firmas digitales.

A partir de la adopción de la política de tratamiento de datos personales, y por seguridad de la información, se realizará seguimiento, gestión y monitoreo basándose en la norma ISO 27001:2013 bajo la guía de controles ISO 27002:2013, específicamente el Dominio A.13. SEGURIDAD EN LAS TELECOMUNICACIONES, OBJETIVO DE CONTROL A.13.2 INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN CON PARTES EXTERNAS, y CONTROL A.13.2.3 MENSAJERÍA ELECTRÓNICA, que establece la protección adecuada de la información en la mensajería electrónica.

4. Especificaciones y Propiedad del Correo Electrónico Sindical

4.1

El correo electrónico generado con la descripción xxxx.unasemigcmre@gmail.com para el manejo de mensajes de datos de UNASEMIGC-MRE es un medio formal y oficial de comunicación y se considera una herramienta de trabajo cuyo objetivo es facilitar las labores propias de la actividad sindical, es así que el correo electrónico forma parte de los registros de la organización sindical y, como tal, puede ser monitoreado, auditado y descubierto en los casos permitidos por la Ley.

4.2

Los mensajes y la información contenida en los buzones de correo y en los demás servicios que ofrece la plataforma Gmail son propiedad de UNASEMIGC-MRE. Por lo tanto, cada usuario, como responsable de su buzón, debe mantener en él solamente los mensajes e información relacionados con el desarrollo de sus actividades sindicales.

4.3

UNASEMIGC-MRE podrá implementar en cualquier momento las medidas necesarias en la plataforma del correo sindical para incrementar los niveles de seguridad y/o brindar un mejor servicio.

4.4

El cumplimiento de los lineamientos plasmados en este documento no reemplaza las políticas de seguridad, privacidad y uso del correo establecidas por el fabricante de la plataforma que UNASEMIGC-MRE utiliza diariamente.

4.5

UNASEMIGC-MRE se reserva el derecho de deshabilitar, modificar o eliminar las cuentas de correo sindical en las cuales se evidencie un uso inadecuado o el incumplimiento de las políticas establecidas en este documento.

5. Responsabilidades y Buenas Prácticas del Usuario

5.1

UNASEMIGC-MRE mantendrá informados a los usuarios sobre las buenas prácticas para el uso de los servicios de correo electrónico.

5.2

Se recomienda que todo correo electrónico considerado como secreto, confidencial o restringido sea etiquetado como tal en el asunto del mensaje.

5.3

Se recomienda omitir los enlaces que provengan de cuentas externas y sean agregados en el cuerpo del correo; se aconseja digitar directamente la página que se desee consultar en el navegador.

5.4

Antes de responder o reenviar un correo, el usuario debe validar si se requiere incluir a todos los destinatarios, el historial y la información que contiene el mismo.

5.5

Los usuarios son responsables de todas las actividades que se realicen desde su cuenta de correo electrónico institucional.

5.6

Los usuarios no deben enviar correos con mensajes que contravengan las normas legales, la moral, el orden público, la intimidad o el buen nombre de las personas, o que contengan contenido irrespetuoso, difamatorio, racista, religioso irrespetuoso, discriminatorio, de acoso o intimidación; así como el envío de imágenes o videos con contenidos ilegales, ofensivos, extorsivos, indecentes o con material sexual.

5.7

Los usuarios deben cumplir con todas las políticas relacionadas con el uso de lenguaje apropiado al enviar un correo electrónico.

5.8

El contenido de firma, estilo, letra y estructura de los mensajes remitidos y de autorespuesta deben conservar la misma identidad definido por la JDN/UNASEMIGC-MRE.

6. Gestión de Cuentas y Contraseñas

6.1

Las cuentas de correo electrónico sindical son de uso personal e intransferible, por lo tanto, es responsabilidad del usuario salvaguardar la contraseña, cambiarla periódicamente y no prestarla bajo ninguna circunstancia.

6.2

Ninguna persona podrá solicitar a otra el usuario y la contraseña en ninguna circunstancia, de manera temporal ni permanente.

6.3

En el momento en que un directivo de UNASEMIGC-MRE sea removido de su cargo por disposición de la Junta Directiva Nacional (conforme a sus competencias estatutarias) o por decisión de la Asamblea General como máxima autoridad del sindicato, o deba abandonar la Junta Directiva a la que pertenece por cualquier causal estatutaria o por voluntad propia, la organización sindical estará facultada, mediante un proceso interno, para la recuperación de la clave o contraseña y el usuario de la cuenta de correo sindical. La Unión recuperará la cuenta sindical para asignarla a nuevos directivos por necesidades internas del sindicato, para lo cual utilizará la cuenta principal y el abonado celular del representante legal.

Todo lo anteriormente descrito, se reglamenta previendo la propiedad de los datos y la protección de los mismos.

Cordialmente,

Oscar Guateque Cruz

Presidente Nacional y Representante Legal.

Unión Nacional Sindical de Empleados de Migración Colombia y el Ministerio de Relaciones Exteriores - UNASEMIGC-MRE.

Secretario de Asuntos Jurídicos UTRADEC-CGT.

Secretario de Organización Confederación General del Trabajo – CGT.

José Bernardo Casas Piraquive

Oficial Tratamiento de datos personales.

Tatiana Rivera Zuluaga

Secretaría Defensa Jurídica.

"NUESTRA LABOR ES VELAR POR SU BIENESTAR"

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